Het AI-systeem van mijn bureau.
Ik heb een radioreclamebureau en ik kan zelf niet programmeren. Toch draait mijn bedrijf op een rooster met vaste AI-taken. Hier lees je precies hoe: welke rollen, hoe laat, met welke opdracht en onder welke regels. Neem over wat bij jou past.
- 29vaste AI-taken op een rooster
- 321taken afgerond in één week
- 130+uur werk in die week, voorzichtig geteld
Eerst: wat doe jij nog zelf?
Voordat je leest hoe mijn team werkt: vink aan welke van deze klussen jij elke week zelf doet. Dan zie je meteen hoeveel tijd erin zit.
Welke van deze klussen doe jij nog zelf?
Tik alles aan wat bij jou nog handwerk is.
Vink een klus aan.
Gerekend met de vaste, voorzichtige minuten waarmee ik mijn eigen AI-team meet. In het echt is het vaak meer.
Vier lagen. Geen ervan is ingewikkeld.
Het zit niet in een slimmere AI. Het zit in hoe je het werk verdeelt. Zo is mijn systeem opgebouwd.
- 1
Eén aanspreekpunt
Ik praat met één AI-manager, getypt of ingesproken. Die zet het werk uit bij de juiste medewerker en meldt terug wat er klaar is.
- 2
Vaste rollen op een rooster
"Help me met mijn bedrijf" werkt niet. "Loop elke ochtend om 07:00 mijn facturen na en meld wat niet klopt" werkt wel.
- 3
Controleurs die alleen kijken
De maker is de nakijker niet. Wat de ene AI bouwt, controleert de volgende ochtend een andere, voordat een klant het ziet.
- 4
Een regelblad als geheugen
Elke fout die ik verbeter, wordt een vaste regel. Inmiddels ruim 100. Zo maakt hij dezelfde fout geen derde keer.
- Een nieuwe mail aan een klant staat als concept klaar. Ik druk zelf op verzenden.
- Geen prijs noemen zonder mijn ja.
- Niets verwijderen zonder opdracht.
- Geen wachtwoorden of toegang veranderen zonder mijn go.
Een gewone werkdag. Met de opdracht erachter.
Dit is het rooster van mijn team. Open een rol om de opdracht te zien, in gewone taal. Kopieer hem, zet je eigen bedrijf erin en begin met één.
- 06:15
De data-analist
Leest de cijfers van gisteren over website, verkoop, mail en belgesprekken.
Bekijk de opdracht
Vergelijk elke ochtend de cijfers van gisteren met die van de dag ervoor. Meld per onderdeel of het beter, slechter of gelijk is, met het cijfer erbij. Sluit af met de drie acties die het meest opleveren. Noem iets pas een trend bij minstens vijf gevallen.
- 07:00
De boekhouder
Kijkt wat er binnen is gekomen, wat betaald is en wat nog niet klopt.
Bekijk de opdracht
Loop elke ochtend om 07:00 mijn bankmutaties en facturen na. Meld wat nieuw is, wat openstaat en wat niet klopt. Zoek het zelf uit en leg niets bij mij terug.
- 07:15
De adviseur
Maakt één ochtendverslag en kiest het AI-nieuws dat ik echt kan gebruiken.
Bekijk de opdracht
Zet de cijfers van de analist, mijn mail en mijn agenda in één verslag. Eindig met de drie acties voor vandaag. Voeg 1 tot 3 AI-nieuwtjes toe, elk met één zin nut. Ontbreekt een cijfer, schrijf dan "ontbreekt". Verzin niets.
- 07:40
De kostenbewaker
Houdt bij hoeveel AI-gebruik er deze week al op is.
Bekijk de opdracht
Meet elke ochtend hoeveel van mijn AI-tegoed deze week is gebruikt. Meld of ik op schema lig en waar ik zuiniger kan.
- 08:00
De controleurs
Lopen na elkaar mail, campagnes, systemen en website na. Alleen kijken en melden.
Bekijk de opdracht
Loop mijn website door alsof je een klant bent. Meld wat niet werkt, wat er raar uitziet en wat anders is dan gisteren. Kom met minstens één nieuw verbeterpunt.
- 08:30
De factuurbewaker
Seintje om 08:30 en 16:30 over facturen die openstaan of te laat zijn.
Bekijk de opdracht
Kijk welke facturen openstaan of over tijd zijn. Geef per factuur één regel: wat is er aan de hand en wat moet ik doen.
- 09:10
De concurrentie-radar
Kijkt wat vergelijkbare bedrijven deden. Vertelt alleen wat nieuw is.
Bekijk de opdracht
Bekijk de websites en social media van mijn belangrijkste concurrenten. Meld alleen wat sinds gisteren nieuw is. Herhaal niets wat je al eerder meldde.
- 10:30
Het dagoverzicht
Zet alles wat het team die ochtend deed op één scherm.
Bekijk de opdracht
Lees alle rapporten van vanochtend. Geef per onderwerp één regel: goed, let op, of actie nodig. Maximaal één scherm.
- 12:00
De dagmeeting
Op werkdagen: mijn bedrijf in een paar dia's, met alleen de besluiten die op mij wachten.
Bekijk de opdracht
Maak een korte briefing: wat ging goed, wat loopt achter, en welke besluiten alleen ik kan nemen. Elke vraag aan mij in één zin, met jouw advies erbij.
- 18:00
De dagmelding
Eén kort rapport over wat er vandaag is gebouwd en veranderd.
Bekijk de opdracht
Kijk wat er vandaag is aangepast in mijn systemen en documenten. Vat het samen in gewone taal en meld wat ik moet weten.
- 21:30
De dagreview
Kijkt aan het eind van de dag eerlijk wat er fout ging.
Bekijk de opdracht
Lees alles wat vandaag is gedaan. Schrijf op wat goed ging, wat fout ging en wat we morgen anders doen.
321 taken. In één week.
Zo zag de week van 26 oktober tot en met 1 november eruit. Per soort werk tel ik een vaste, lage schatting in minuten. Mijn eigen nakijktijd is niet afgetrokken, en werk zonder klaarmelding telt niet mee. Samen: 136,8 uur.
- Aanpassing doorgevoerd in een systeem of op de site90 taken · 67,5 uur
- Verbetering tijdens een vaste ronde109 taken · 27,2 uur
- Nieuw ontwerp, video of document34 taken · 17,0 uur
- Uitzoekwerk of advies51 taken · 12,8 uur
- Blog gepubliceerd10 taken · 7,5 uur
- Concept-mail klaargezet14 taken · 2,3 uur
- Vaste controle en social posts13 taken · 2,5 uur
Wat ik zelf nog doe? Beslissen. Met klanten praten. Nakijken wat naar buiten gaat. Het team doet het voorbereiden, controleren en bijhouden.
Hoeveel tijd gaat er bij jou in regelwerk zitten?
Administratie, mail, nalopen en bijhouden. Schuif naar jouw week en kies hoeveel AI mag voorbereiden.
Rekenhulp met jouw eigen getallen, gerekend met 46 werkweken per jaar. Geen belofte.
Elke fout wordt een regel. Dit zijn mijn beste twaalf.
Mijn AI maakt fouten. Soms zelfs dezelfde twee keer. Daarom wordt elke verbetering een vaste regel op een lijst die mijn AI-medewerkers lezen voordat ze beginnen. Neem ze over en maak ze van jou.
- 01Reken nooit zelf uit welke dag het is. Kijk het na.Hij noemde 1 oktober een woensdag. Het was donderdag.
- 02Een mail is een concept. Ik druk op verzenden.Ik schreef dat hij mocht antwoorden. Hij wilde meteen versturen.
- 03Wat je zelf kunt opzoeken, zoek je zelf op.Hij vroeg mij de postcode van een bedrijf.
- 04Vertel niet waarom het niet kan. Vertel hoe het wel kan.Vier keer "kan niet". Na één hint lukte het meteen.
- 05Een wens is geen afspraak.Hij noemde dagenlang een datum die alleen een wens was.
- 06Kijk eerst of ik het al gedaan heb.Hij vroeg naar mails die allang verstuurd waren.
- 07Noem nooit een prijs zonder mijn ja.Prijzen verschillen per klant en de concurrent leest mee.
- 08Twijfel je over een feit? Vraag het. Gok niet.Een foute aanname kost meer dan een vraag.
- 09Vraag ik wat het beste is? Kies er één.Een lijstje opties legt het werk weer bij mij.
- 10Schrijf voor een slimme leek. Kern eerst.Ik ben geen programmeur. Vaktaal kost mij energie.
- 11Meld alleen wat ik moet beslissen.Bij te veel meldingen zie ik de belangrijke niet meer.
- 12Kom elke dag met één nieuw verbeterpunt."Alles goed" is geen rapport.
Ben jij klaar voor een AI-team?
Vijf vragen. Ja of nee. Je ziet meteen waar je staat en wat je eerste stap is.
Hoe klaar is jouw bedrijf?
Er is geen fout antwoord. Het gaat om je startpunt.
Doe je elke week dezelfde klussen op ongeveer dezelfde momenten?
Staan je mail, agenda en boekhouding digitaal?
Weet je welke klus jij het vaakst uitstelt?
Wil je zelf blijven beslissen over wat naar een klant gaat?
Gebruik je ChatGPT, Claude of Copilot al weleens voor je werk?
Beantwoord de vijf vragen.
Start in 7 dagen. Zonder te programmeren.
Zo bouwde ik het zelf op: één rol per keer. Dit werkt met een gewoon abonnement op ChatGPT of Claude.
- Dag 1
Kies één klus
De klus die je elke week vergeet of uitstelt. Kijk naar wat je hierboven hebt aangevinkt.
- Dag 2
Schrijf de opdracht
Gebruik het sjabloon hieronder. Eén rol, één taak, één tijdstip, en wat hij níet mag.
- Dag 3
Zet je regels vast
Maak in ChatGPT of Claude een project voor je bedrijf en zet je regels bij de instructies. Begin met drie regels van hierboven.
- Dag 4–7
Elke ochtend draaien, elke fout een regel
Zelfde opdracht, zelfde tijd. In ChatGPT kun je een taak op een vast tijdstip inplannen. Gaat er iets mis, dan wordt het een nieuwe regel.
Jij bent mijn [rol, bijvoorbeeld factuurbewaker].
Elke [werkdag] om [tijd] doe je: [één taak].
Je gebruikt: [waar de informatie staat].
Je levert: [vorm, bijvoorbeeld maximaal tien regels, kern eerst].
Je mag niet: [iets versturen, verwijderen of een prijs noemen].
Twijfel je? [Vraag het mij. Verzin niets.]
Eerlijk om te weten: AI maakt fouten. Zet geen wachtwoorden, bankgegevens of klantgegevens in je instructies, en laat iemand (jij) beslissen voordat er iets naar buiten gaat.
Liever niet alles zelf uitzoeken?
Je hebt nu het hele systeem gezien. In een kort gesprek kijken we samen welke drie rollen bij jouw bedrijf het meest opleveren, en hoe je ze neerzet.
Een half uur, telefonisch of via video. Vrijblijvend.